Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) hat die Art und Weise, wie Unternehmen mit personenbezogenen Daten umgehen, grundlegend verändert. Auch bei der digitalen Asset-Verwaltung sind wichtige Compliance-Aspekte zu beachten.
Grundlagen der DSGVO im Asset Management
Digitale Assets können personenbezogene Daten enthalten oder mit solchen verknüpft sein. Dies umfasst Bilder von Personen, Dokumente mit persönlichen Informationen oder Metadaten, die Rückschlüsse auf Individuen zulassen.
Rechtmäßigkeit der Verarbeitung
Für die Verarbeitung personenbezogener Daten in Asset-Management-Systemen muss eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO vorliegen. Dies kann eine Einwilligung, ein Vertrag oder ein berechtigtes Interesse sein.
Datenschutz durch Technikgestaltung
Privacy by Design ist ein zentrales Prinzip der DSGVO. Asset-Management-Systeme müssen bereits bei der Entwicklung datenschutzfreundlich gestaltet werden:
- Datenminimierung: Nur notwendige Daten verarbeiten
- Speicherbegrenzung: Klare Löschfristen definieren
- Pseudonymisierung: Persönliche Identifikatoren durch Pseudonyme ersetzen
- Verschlüsselung: Sensitive Daten verschlüsselt speichern
Betroffenenrechte umsetzen
Asset-Management-Systeme müssen die Wahrnehmung der Betroffenenrechte ermöglichen:
- Auskunftsrecht: Überblick über verarbeitete Daten
- Berichtigungsrecht: Korrektur falscher Daten
- Löschungsrecht: Entfernung von Daten auf Anfrage
- Datenportabilität: Export von Daten in maschinenlesbarem Format
Technische und organisatorische Maßnahmen
Angemessene TOMs sind essentiell für DSGVO-Compliance:
- Zugriffskontrollen und Berechtigungsmanagement
- Verschlüsselung in Ruhe und bei der Übertragung
- Regelmäßige Backups und Notfallpläne
- Monitoring und Audit-Trails
Internationale Datenübermittlung
Bei Cloud-basierten Asset-Management-Systemen ist besondere Vorsicht geboten. Datenübermittlungen in Drittländer sind nur unter bestimmten Voraussetzungen zulässig.
Fazit
DSGVO-Compliance in der Asset-Verwaltung erfordert einen ganzheitlichen Ansatz. Mit der richtigen Strategie und Technologie lassen sich jedoch sowohl Effizienz als auch Datenschutz gewährleisten.